До 1 января 2023 года грузоперевозчики еще имеют право использовать бумажные документы наряду с электронными. Начиная с нового года весь документооборот в логистике должен стать электронным. О том, кто должен принять нововведения и как они будут работать, расскажем в этой статье.
Для кого обязателен ЭДО
Всем участникам грузоперевозок, а именно – логистическим, транспортным, экспедиционным компаниям, а также крупным грузоотправителям и получателям. Это не касается частных грузоперевозок, поскольку компании, переходящие на ЭДО обязаны предоставлять своим клиентам сопроводительные ведомости, заказ-наряды и транспортные накладные. Первая попытка ввести ЭДО проводилась еще осенью 2020 года. Ее итоги не были озвучены, но в раздел правил учета перевозочных документов поправки были внесены. Уже с 1 января 2022 года начало действовать требование по переходу на ЭДО, регламентированное разделом VIII «Организация документооборота электронных перевозочных документов» Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
Какие документы попадают в ЭДО
Начиная с 2022 года электронный формат документов был утвержден для транспортных накладных (ЭТрН), сопроводительных ведомостей (ЭСВ) и заказ-нарядов (ЭЗН). Регулирует движение документов государственная информационная система ГИС ЭПД. Их форматы были утверждены в декабре 2021 года.
Электронная транспортная накладная является товарораспорядительным документом и транспортной накладной, если при перевозке оформляется договор оказания услуг. Также она может быть товарораспорядительным документом и путевым листом, если перевозка осуществляется своими силами.
Электронная сопроводительная ведомость оформляется при передаче контейнера с грузом или без груза, если его погрузка или выгрузка производится путем снятия с транспортного средства.
Электронный заказ-наряд необходим при выполнении систематических перевозок багажа и пассажиров.
Все документы подписываются усиленной электронной подписью.
Как работает государственное регулирование электронного документооборота
Платформа ГИС ЭПД не требует личного взаимодействия с ней участников грузоперевозок при загрузке документов. Достаточно лишь подключение к сервису, а остальную работу по обработке и загрузке ЭТрН, ЭСВ и ЭЗН выполняет оператор ЭДО. Последовательность обработки документов следующая:
- при отправке грузов формируется транспортная накладная в системе учета документов (например, 1С);
- накладная подписывается с помощью усиленной электронной подписи. В накладной указываются данные о водителе и грузе, после чего информация поступает оператору ЭДО;
- оператор ЭДО выгружает документы на платформу ГИС ЭПД;
- платформа передает данные грузополучателю и перевозчику;
- грузополучатель и перевозчик подписывают документ электронной подписью;
- после получения груза получатель подтверждает этот факт электронной подписью;
- подписанный документ передается отправителю.
В чем плюсы электронного документооборота
Обязательность введения ЭДО была вопросом времени. Главный плюс ЭДО – сохранность документов в единой системе, из которой их можно извлечь в любое время. Электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и обычная. Также фиксируется каждый этап взаимодействия груза с отправителем и получателем.
Минус только в обучении сотрудников для работы операторами ЭДО, а также осваивание участников грузоперевозок формату работы с электронными подписями.